Wspólnota mieszkaniowa, pomimo tego, że jest podmiotem prywatnym jest prawnie zobowiązana do udostępniania swojej dokumentacji. Według ustawy dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej stanowi informację publiczną, jeżeli znajduje się w zasobach gminy lub Skarbu Państwa.
Spisywanie protokołów jako jedna z czynności wykonywanej przez notariusza
Artykuł 104 prawa o notariacie stwierdza, że jedną z czynności jaką wykonuje notariusz, jest spisywanie protokołów walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek oraz osób prawnych w przypadkach przewidzianych prawem. Tego typu protokoły są dokonywane w celu stwierdzenia przebiegu niektórych czynności i zdarzeń, które wywołują skutki prawne. Dotyczą w pierwszym rzędzie stawiennictwa stron oraz oświadczeń, które zostały przez nie złożone (bądź też nie). Konieczność spisania protokołu w formie aktu notarialnego wynika z ustawy, umowy, statutu, regulaminu lub też innego aktu wewnętrznego danej osoby prawnej. Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej wymaga podpisu notariusza oraz przewodniczącego zebrania. Cena tego typu dokumentu to 300 zł plus 23 % VAT. Protokoły zebrań wspólnot mieszkaniowych to dość popularna czynność, jakiej dokonuje notariusz.
Co powinien zawierać protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej
Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej musi zawierać informacje dotyczące przebiegu tego zdarzenia, a więc kolejne jego etapy, wraz z omówieniem przedstawionych wniosków i uchwał. W tego typu dokumencie (na przykładzie rzeczywistego protokołu) powinny również się znaleźć dane o dacie i miejscu zebrania. Ponadto konieczne jest również zamieszczenie w nim listy obecności właścicieli, którzy wzięli udział w zebraniu. Tego typu protokół jest więc dokumentem formalnym, potwierdzonym przez notariusza.