Przeskocz do treści

Przechowywanie firmowych dokumentów przez notariusza

W myśl ustawy, jednym z głównych zadań kancelarii notarialnej, jest przechowywanie istotnej dokumentacji firmowej w określonym interwale czasowym. Przedsiębiorca ma prawo złożyć w depozycie u notariusza firmową dokumentację i oczekiwać zabezpieczenia jej treści przed osobami postronnymi.

Jak to działa?

Kancelaria notarialna przyjmuje oryginały dokumentów, poświadczając ich odbiór stosownym protokołem w formie aktu notarialnego. W okresie trwania depozytu, notariusz ma obowiązek wystawiania wypisów z tej dokumentacji Stronom umiejscowionym w oryginale dokumentu.

Lokalizacja

Zadaniem notariusza jest przechowanie dokumentów firmowych bezpośrednio w siedzibie własnej kancelarii notarialnej. W niektórych przypadkach, dokumentację tą przechowuje się w skrytce bankowej o ile sam notariusz nie ma możliwości, by archiwizować ją u siebie. Wykorzystanie siedziby własnej kancelarii jako archiwum dla ważnych dokumentów firmowych jest istotne ze względu na pełną odpowiedzialność osobistą notariusza przed przedsiębiorcą.

Czas archiwizacji

Notariusz ma obowiązek zabezpieczania dokumentów firmowych co najmniej przez 10 lat, od momentu ich sporządzenia. Wyjątek stanowi dokumentacja ZUS-owska. W myśl znowelizowanych przepisów, okres archiwizacji wynosi w tym przypadku 5 lat, od dnia złożenia ich w ZUS-ie.

Bezpieczeństwo danych

Obowiązkiem notariusza jest w pełni profesjonalne zabezpieczenie treści przechowywanych dokumentów. Dlatego winny one być przechowywane w zamkniętych, bezpiecznych kopertach. Przed złożeniem dokumentacji do depozytu, notariusz ma obowiązek zapoznania się z jej zawartością i treścią.

Odpowiedzialność kancelarii notarialnej za bezpieczeństwo dokumentacji jest pełne. Oznacza to, że zagubienie dokumentów przez notariusza będzie wiązać się z odpowiedzialnością karną i tym samym - z brakiem możliwości dalszej pracy na tym stanowisku.

Co po kancelarii?

Jeśli okres depozytu dokumentu upłynął, notariusz ma obowiązek przesyłania ich do wydziału ksiąg wieczystych Sądu Rejonowego, właściwego dla miejscowości, w której notariusz prowadzi swoją działalność. Jeśli kancelaria notarialna znajduje się w mieście Poznań, dokumenty będą przechowywane w Sądzie Rejonowym w Poznaniu.