Polskie prawo pozwala notariuszowi na protokołowanie każdego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. Zdarzają się jednak zgromadzenia, na których obecność notariusza jest wręcz obowiązkowa.
Notariusz i jego rola w protokołowaniu zgromadzenia członków spółki
Według ustawy, notariusz ma obowiązek stawić się na zgromadzeniach członków spółki w następujących sytuacjach:
- zawiązanie spółki - treść dokumentu powołującego spółkę do życia musi być sporządzona w formie aktu notarialnego,
- edycja treści dokumentu umowy spółki - jakiekolwiek zmiany w treści umowy, muszą być stosowanie zaprotokołowane (dotyczy to np. sytuacji, w których zmianie ulega wysokość kapitału początkowego spółki),
- wprowadzanie zmian obejmujących treść umowy spółki, uchwalane poza zgromadzeniem wspólników (w trybie pisemnym bądź obiegowym),
- gdy na zebraniu dochodzi do zmiany lokalizacji spółki - gdy np. chcemy przenieść ją za granicę,
- gdy na zgromadzeniu wspólników dochodzi do podjęcia decyzji o rozwiązaniu spółki.
Kto decyduje o obecności notariusza na zgromadzeniu wspólników?
O obecności notariusza na zgromadzeniu wspólników decyduje zasadniczo Rada Nadzorcza spółki. Polskie prawo przewiduje jednak, że zaprotokołowania zgromadzenia może dokonać każdy podmiot, określony w w art. 235 k.s.h. Do tych osób można zaliczyć między innymi wspólników wchodzących w skład spółki a także osoby "z zewnątrz", wskazane przez podmioty decydujące.
Zawartość protokołu notarialnego
Protokół notarialny sporządzony przez notariusza, winien zawierać szereg informacji, związanych z podejmowanymi decyzjami w obrębie zgromadzenia wspólników. Są to między innymi:
- opuszczenie przez jednego ze wspólników miejsca obrad,
- przebieg dyskusji dotyczącej proponowanych uchwał,
- wnioski dotyczące działalności spółki, zgłaszane przez określonych wspólników,
- zgłoszenie sprzeciwu, bądź ewentualne zażądanie tajności obrad,
- treści podjętych chwał a także wynik głosowania nad nimi,
- lista obecności wspólników, biorących udział w danych obradach (wraz z podpisami) itd.
Warto zaznaczyć, że w sytuacjach gdy nie wymaga tego prawo, brak obecności notariusza nie musi być podstawą do uznania decyzji podjętych na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.